Få styr på dokumentationen: Sådan giver SITEPAS dig overblik
Dokumentation er i dag en afgørende del af det professionelle arbejde i byggebranchen og servicefag. Uanset om du arbejder med montage, vedligehold eller entrepriser, bliver kravet om nøjagtig og struktureret dokumentation kun større. SITEPAS gør det muligt at samle alt ét sted, så du altid har overblik og slipper for papirarbejdet.
I denne artikel gennemgår vi, hvordan SITEPAS hjælper dig med at få styr på dokumentationen, spare tid og sikre, at alt lever op til gældende krav.
Dokumentation i bygge- og servicebranchen
I mange virksomheder er dokumentationen fortsat spredt ud over flere platforme og systemer: mapper, mails, billeder på telefonen og manuelle skemaer. Det øger risikoen for fejl, mangler og misforståelser. Ikke mindst når dokumentationen skal findes frem i forbindelse med afleveringer, tvister eller tilsyn.
Med SITEPAS digitaliseres og centraliseres din dokumentation, så du nemt kan dokumentere arbejdet med fotodokumentation, underskrifter, kontrolskemaer og serviceaftaler – alt sammen i en ensartet og professionel PDF rapport.
Sådan skaber SITEPAS overblik over dokumentation
SITEPAS er udviklet med udgangspunkt i behovene hos håndværkere, servicefolk og projektledere. Systemet gør det muligt at:
- Digitalisere kvalitetssikring og kontrolskemaer
- Oprette og få underskrevet aftaleblanketter
- Dokumentere med fotos og kommentarer
- Generere PDF rapporter, der matcher bygherrekrav
- Gemme og tilgå datablade, EPD’er og montagevejledninger
Dokumentationen knyttes til sager, brugere og projekter, og kan tilgås både fra mobil, tablet og computer.
Digital kvalitetssikring og kontrolskemaer
En af de mest brugte funktioner i SITEPAS er den digitale kvalitetssikring. Du får adgang til relevante kontrolskemaer, der kan udfyldes direkte på pladsen eller kontoret. Fotodokumentation tilknyttes direkte til kontrolpunkterne, og al aktivitet registreres med tid og bruger.
Fordele ved digital kvalitetssikring:
- Mindre papirarbejde og færre fejl
- Let adgang for projektledere og kontorpersonale
- Hurtig generering af færdige PDF rapporter
- Gennemskuelig dokumentation for bygherre og tilsyn
Færdige PDF rapporter til bygherre og rådgivere
En PDF rapport er ofte det endelige produkt, når dokumentationen skal afleveres. SITEPAS gør det muligt at sammensætte og eksportere rapporter automatisk, baseret på den dokumentation, der allerede er oprettet i systemet.
Med PDF-bygger PLUS kan du:
- Tilpasse indhold og opbygning efter projekt
- Indsætte logo, projektoplysninger og kontaktdata
- Sikre at rapporten matcher bygherrekrav
- Dele rapporten med et klik via link, e-mail eller download
Du sparer tid og minimerer risikoen for manglende dokumentation.
Undgå fysisk fremmøde: Digital underskrift på aftaleblanketter
Særligt ved varmt arbejde og VA-blanketter er det vigtigt, at underskrifter er på plads, også før arbejdet går i gang. SITEPAS understøtter digital underskrift, så du kan sende og modtage underskrevne aftaleblanketter uden fysisk møde eller papir.
Dette er både en fordel i forhold til:
- Sikkerhed og forsikringskrav
- Tidsbesparelse i hverdagen
- Dokumentation ved eventuelle skader
Alt arkiveres automatisk på sagen og kan hurtigt hentes frem ved behov.
Adgang til producentmateriale og forsikringsskemaer
SITEPAS samarbejder med producenter og forsikringsselskaber om at levere dokumenter direkte til systemet. Det betyder, at du som bruger har adgang til:
- Opdaterede datablade
- Montagevejledninger
- EPD’er
- Forsikringsblanketter
Du behøver ikke søge manuelt, downloade eller gemme lokalt, materialet er tilgængeligt, når du har brug for det.
Brugerstyring og adgangsbegrænsning
Dokumentation skal være tilgængelig, men kun for de relevante personer. Med SITEPAS dokumenter PLUS kan du tildele roller og begrænse adgangen til dokumenter og funktioner.
Eksempler på brugertyper:
- Montør: Se og dokumentér kontrolskemaer
- Projektleder: Opret sager og godkend rapporter
- Servicekoordinator: Administrer serviceaftaler
- Administrator: Opsætning og adgangsstyring
Det giver fleksibilitet og sikrer, at alle har det rette niveau af adgang.
Eksempel: En tagvirksomhed med overblik
En mellemstor tagdækningsvirksomhed bruger SITEPAS til:
- Digital kvalitetssikring på alle projekter
- Underskrifter på VA-blanketter
- Automatisk opbygning af PDF rapporter
- Tilknytning af fotodokumentation
- Serviceaftaler med løbende dokumentation
Virksomheden har reduceret sit administrative arbejde samtidig med at dokumentationen fremstår ensartet og professionel.
Klar til audit, tilsyn og aflevering
Når myndigheder, bygherrer eller samarbejdspartnere kræver dokumentation, er det vigtigt at have alt samlet. Med SITEPAS har du:
- Klar struktur pr. projekt eller sag
- Historik over alle dokumenter og opdateringer
- Mulighed for hurtigt at eksportere komplette rapporter
- Alt samlet digitalt – ikke i mapper, skuffer eller e-mails
Du er klar til tilsyn uden stress og sparer tid ved hver aflevering.
Kom i gang uden teknisk besvær
SITEPAS er bygget til at være brugervenligt – også for mindre virksomheder. Du kan starte med én funktion, f.eks. kvalitetssikring, og udvide til:
- Serviceaftaler og vedligehold
- Digital underskrift og blanketter
- PDF-builder og avanceret rapportering
- Dokumentdeling på tværs af teams
Med fleksibel opsætning og mulighed for gratis prøveperiode, kan du tilpasse løsningen til præcis dine behov.
Konklusion: Ét samlet overblik – én platform
SITEPAS gør dokumentationen nem, professionel og gennemskuelig. Uanset om du arbejder med montage, service, kvalitetssikring eller aftaler, får du:
- Et digitalt system til struktur og overblik
- Mulighed for at tilføje fotodokumentation, skemaer og underskrifter
- PDF rapporter, der matcher kravene fra bygherrer og rådgivere
- Adgang til producentmateriale og relevante blanketter
- En fleksibel platform, der passer til både små og store virksomheder
Få styr på dokumentationen – én gang for alle – og brug tiden på det, der skaber værdi.