Centralt for en kvalitetssikring er kontrolskemaer.
Et kontrolskema er en samling af kontrolpunkter, som typisk udgør en proces.
Kvalitetssikringen kan have flere kontrolskemaer af samme type, og disse samles i skemakategorier.
For hver bygning skal du først tilføje skemakategorierne, som du ønsker, inden de tilhørende kontrolskemaer kan tilføjes.
SITEPAS har samlet en række branche- eller virksomhedsspecifikke kontrolskemaer i skemapakker, som kan tildeles en udførende medarbejder. Læs mere om skemapakker nederst på siden.
Tilføj skemakategorier
Når du åbner en kvalitetssikring, så starter du i fanen "Kontrolskemaer" i øverste bjælke i sagsvinduet.
Centralt på skærmbilledet er henholdsvis Bygninger og Skemakategorier. Du skifter mellem Bygninger i en dropdown menu, hvis der er tilføjet flere bygninger til kvalitetssikringen.
Du skal så tilføje alle de relevante skemakategorier for din proces. Nedenfor vises et udvalg af risikovurderinger som du kan vælge imellem. Når du vælger en skemakategori markeres den.
Når du har udvalgt dig alle relevante skemakategorier, så skifter knappen [Tilføj Kategorier] farve og ved klik på knappen tilføjes de valgte kategorier.
Tilføj kontrolskemaer
Når du har tilføjet skemakategorierne, så vil der stå 0/0 i den højre del af indramningen om skemakategorien. Det viser at der ikke er nogle skemaer tilføjet endnu.
Det første tal er farvet grønt og viser hvor mange skemaer der er afsluttet.
Det andet tal er farvet sort og viser det samlede antal skemaer i kategorier.
Yderst til højre er der mellem 2 og 5 knapper.
- Skraldespanden sletter skemakategorien
- Plus'et tilføjer et kontrolskema. Tilføjer du et kontolskema via knappen, så åbner dette kontrolskema automatisk.
- Blyanten er synlig hvis skemaets titel kan omdøbes. Bemærk forskellen mellem en titel og et skemanavn.
- Download-ikonet. Hvis virksomheden har tilkøbt PDF+, så kan der laves en PDF med alle kontrolskemaerne i den pågældende skemakategori.
- Link-ikonet opretter et delbar link til PDF'en, specifik for den pågældende skemakategori. Dette er en del af PDF+ funktionen, som virksomheden kan tilkøbe.
Skemakategorien og kontrolskemaer
Skemakategorien er som beskrevet overfor, en paraply af alle de kontrolskemaer af samme slags.
I toppen af alle skemakategori-sider vises hvilken Bygning som kategorien tilhører, samt navnet på skemakategorien. I dette tilfælde Hovedbygning og Modtagelse af Vare.
Der er en søgefunktion, samt mulighed for at filtrere efter status: Alle, Afsluttede og Aktive.
Vælger du, yderst til højre [Indsæt Kontrolskema], så indsættes 1 kontrolskema.
Knappen [Smart oprettelse] kan du læse mere om nedenfor.
De mest brugte kontrolpunkter
Der findes mange typer kontrolpunkter.
- Ja/Nej
- Fritekstfelter til fx kommentarer eller uddybning
- Tal til fx længemål
- Produktvælgere
- Dropdown med en eller flere muligheder
Centralt er dog fotodokumentation og sagstegninger. Læs mere om sagstegninger og forvalgte sagstegninger her.
Når billedet er taget via app'en eller tilføjet via upload, så kan der sættes en prikmarkering. Læs mere om prikmarkering her.
Smart oprettelse
Har din virksomhed tilkøbt Smart oprettelse, kan du hurtigt tilføje mange kontrolskemaer i en skemakategori.
Det kunne eksempelvis være den daglige risikovurdering, hvor en byggeperiode på 3 uger kræver 3x5=15 skemaer.
Klik på [Smart oprettelse]
Indtast antallet af skemaer du ønsker tilføjet
Tilføj evt. et navn for disse.
Du kan vælge at tilføje dem i numerisk rækkefølge og angive, hvilket nummer de skal starte med. Hvis du først har tilføjet 15 skemaer (fra 1 til 15), kan næste tilføjelse eksempelvis starte fra 16.
Klik på [Opret], og så tilføjes de skemaer du har indtastet. Hurtigt og nemt.
Specielt om skemapakker
Har virksomheden flere skemapakker til rådighed vil alle udførende medarbejder med rettigheden Administrator adgang til alle disse skemapakker. Har den udførende medarbejder ikke administratorrettighed, så kan skemapakkerne tildeles individuelt. Derfor er det vigtigt, at en udførende medarbejder har fået tildelt en skemapakke med kontrolskemaer, der modsvarer de skemaer der tilføjes til kvalitetssikringen.
Tip
Brug differentiering i hvilke skemapakker medarbejder A og medarbejder B, hvis processen ikke er relevant for medarbejder B eller omvendt. Hvis fx medarbejder er A laver proceskontroller og medarbejder B er chauffør, så opdel kvalitetssikringen efter dette skel.
Når kontrolskemaet er udfyldt
Når alle relevante dele af et kontrolskema er blevet udfyldt, kan skemaet afsluttet. Dette gøres ved at sætte et flueben.
I samme del af et typisk kontrolskema har man på web-platformen mulighed for at sætte kryds i om kontrolskemaet skal medtages i rapporten.
Yderligere kan men i denne del fjerne/slette skemaet, eller blot gemme skemaet i den nuværende tilstand.